Gmail als Notizverwaltung benutzen

sind immer so eine Sache und man muss sich hier viele Fragen stellen, wenn man wirklich effektiv damit arbeiten will: Welche Features will ich? Wie viele Funktionen brauche ich? Möchte ich eine große Auswahl an Clients haben, um meine zu verwalten? Sollen die online synchronisiert werden, oder reicht eine lokale Speicherung?

Ich persönlich habe mit der Kombination aus Simplenote und Dropbox meinen persönlichen Favoriten gefunden. Trotzdem bin ich auch weiterhin anderen Lösungen gegenüber offen und da machen auch unkonventionelle Systeme keine Ausnahme. Beim Wolfram bin ich über einen Kommentar von Sebastian gestoßen, der seine Notizen über verwaltet und genau darum soll es in diesem Artikel gehen. Ich persönlich habe nie an eine Email-Anwendung als Notizverwaltng gedacht und fand das daher direkt umso spannender. Hier will ich also mal meine Überlegungen niederschreiben und euch zeigen, wie man effektiv als Notizverwaltung nutzen kann.

Notizen in Gmail verwalten

Notizen als Entwürfe schnell angelegt

Die erste Frage, die sich dabei stellt, ist natürlich, wie man seine Notizen in Gmail denn genau verwalten will. Genauso wie Sebastian bin ich auch zum Entschluss gekommen, dass man Notizen am besten als Entwürfe abspeichert. Zum Einen hat man dann einen zentralen Anlaufpunkt für die bisher angelegten Notizen und zum Anderen kann man die Notizen innerhalb der Entwürfe bequem per Volltextsuche durchsuchen.

In der Praxis öffnet man dann z.B im Desktop-Browser einfach Gmail, schreibt eine neue Email, in der man dann seine Notiz einträgt und kann den Tab dann direkt schließen. Gmail speichert Entwürfe automatisch immer bei allen Änderungen, sodass man sich darum nicht mehr kümmern muss. Als Überschrift für die Notizen kann man dann auch ganz einfach die Betreffzeile nutzen. Damit hat man dann in der Entwurfsliste auch immer die Übersicht über die Notizen.

Durch Gmail überall verfügbar und mit vielen Funktionen

Ein elementarer Punkt von Notiz-Systemen ist natürlich die Verfügbarkeit. Unabhängig von den eingesetzten Betriebssystemen will man idealerwesie immer Zugriff auf seine Notizen haben. Und genau hier liegt die Stärke von Gmail, denn auf sein Email-Konto greift man doch sowieso immer zurück – egal, ob nun am Desktop, oder vom mobilen Gerät aus. Die Gmail-App für z.B. ist eine der besten, die ich auf der Plattform kenne und die App für wird auch stetig besser. Für letzteres gibt es ja auch noch Sparrow, von dem es auch eine Desktop-Version für Mac gibt. Und ansonsten kann man ja auch jeden Email-Client nutzen, den man favorisiert. Ob nun Thunderbird, oder Aqua Mail – es geht immer und überall!

Gmail-Notizen mobil unter Android

Zumindest am Desktop (und auch bei einigen mobilen Apps) bietet Gmail zudem den Vorteil einer gewissen Funktionsvielfalt. Notizen in Email-Form lassen sich eben vielfältig bestücken. Rich-Text-Editing, Einfügen von Anhängen, Inline-Darstellung von Bildern (über das Gmail-Labs “Bilder einfügen) – alles möglich. Notizen lassen sich also bei Bedarf richtig schön formatieren und ausstaffieren, sofern man das denn möchte.

Einen Schritt weiter mit Filter und Labels

Nun kann es natürlich sein, dass man seine Entwürfe nicht mit Notizen befüllen möchte. Das ist natürlich überhaupt kein Problem, denn Gmail bietet ja mit Filtern und Labels zwei wunderbare Möglichkeiten an zur Organisation von Emails an, mit denen man auch die Notizen wunderbar verwalten kann: Filter und Labels!

Gmail-Notizen mit Filtern und Labels sortieren

In der Praxis kann das dann so aussehen, dass man zunächst z.B. das Label “Notizen” anlegt und anschließend einen Filter konfiguriert, der eingehende Emails von mein.name+notizen@gmail.com automatisch in das Label verschiebt. Der Befehl “+Begriff” eignet sich dabei innerhalb von Gmail generell dazu, um Emails zu filtern. Wenn man die Notizen dann auch noch quasi kategorisieren will, kann man ein übergeordnetes Label erstellen und darunter die jeweiligen Kategorien. Das Parent-Label wäre dann bspw. “Notizen” und Child-Labels z.B. “Schule”, “Blogs”, “Privat”, etc. Dann legt man für jedes Label einen Filter an, der Emails an die entsprechende Email-Adresse in das jeweilige Label einordnet. Bspw. lässt man dann Emails an mein.name+privat@gmail.com per Filter automatisch in das Privat-Label einordnen.

Natürlich nicht nur mit Gmail möglich

Rein prinzipiell ist eine solche Notizverwaltung via Emails natürlich nicht auf Gmail beschränkt, denn natürlich eignet sich Email generell dafür. Bei jedem Emailer ist eine Entwurfsfunktion vorhanden und mittels Ordner und Filter kann man die auch immer sortiert verwalten. Hieraus ergibt sich auch eine der großen Stärken einer solchen Verwaltung. Als Nutzer muss man sich nicht an einen weiteren Dienst gewöhnen, sondern kann weiter in der gewohnten Email-Umgebung agieren.

Gmail als echte Notiz-Alternative

Denkt man mal ein bisschen darüer nach, kann Gmail, bzw. Email generell, eine echte Alternative zu spezialisierten Notizsystemen sein. Man muss sich nicht an eine neue Umgebung gewöhnen, kann mit vielen Funktionen arbeiten, hat die Notizen immer und überall griffbereit und hat letzten Endes eben Emails und Notizen unter einem Dach. Wenn “weniger ist mehr” für euch ein Leitspruch ist, dann könnte man ja mal darüber nachdenken. Auch das Teilen von Notizen ist bei Bedarf kein Thema. Schließlich sind die Notizen ja letztlich auch nur Emails, die wir dann einfach an die jeweilige Person verschicken können.

Kann Gmail also eine echte Alternative für ein eigenständiges Notiz-System sein? Ich denke schon! Die Funktionen sind alle da und skalierbar ist Gmail ebenfalls mit anpassbaren Funktionen (z.B. über die Labs) und veränderbarer Optik. Für viele User könnte Gmail also eine sehr interessante Option sein, wenn es darum geht, Notizen anzulegen, zu verwalten und zu synchronisieren.

Was sagt ihr zu diesem Konzept? Habt ihr evtl. Verbesserungsvorschläge? Könntet ihr euch vorstellen, euren Email-Account auch für Notizen zu nutzen?

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  • Horst Schulte

    Das finde ich eine ganz tolle Idee, die ich auf jeden Fall ausprobiere. Da wir (Blogger) ja ohnehin so viele E-Mail-Adressen haben, könnten wir ja zudem auch eine davon nur für Notizen abzweigen. Hab ich gemacht.

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  • Joerg

    Gute Idee, die ich gleich einmal umgesetzt habe. Bisher ist mein Favorit die App “Epistle” auf meinem Galaxy S2 und die Synchronisation in der Dropbox. Übrigens auch ein Tipp aus diesem Blog :-).

    Da ich meinen Entwurfsordner in GMail nicht füllen möchte, habe ich einen Ordner (Label) “Notizen angelegt zusammen mit einer besonderen E-Mailadresse und Filter, wie oben beschrieben. Das funktioniert tadellos. Nachteil ist allerdings, dass man die sie erstellte Notizemail im Nachhinein nicht mehr ohne weiteres ergänzen bzw. verändern kann. Dies ginge wiederum nur, wenn ich die Notizen doch im Entwurfsordner ablegen würde. Das ist der einzige Nachteil für mich derzeit. Ansonsten finde ich es gut, dass ich keine separaten Programme benötige, sondern alles innerhlab GMail erledigen kann.

  • http://www.ienno.de Enno

    Gar keine verkehrte Idee, Thumbs up.
    Würde sich vermutlich hin und wieder etwas ulkig anfühlen, da es ja viel mehr ein Hack ist. Z.B. Tabs zu schließen, statt sowas wie “Speichern” zu drücken, oder in Sparrow auf dem Desktop schließen und “als Entwurf speichern” wählen (jedes Mal).
    Außerdem sehe ich Probleme bei der Sortierung. Ist ja quasi nur nach letztem Änderungsdatum möglich, oder? Für viele sicherlich ok, für mich würde das nicht funktionieren.

    Nichtsdestotrotz eine ziemlich coole Idee, die für viele Notizensammler sogar funktionieren könnte.

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  • http://www.computer-complete.de Jürgen

    Habe zunächst gedacht das die Notizen mit Gmail zu verwalten eine Super Idee ist. Mit Labeln gut zu sortieren und überall griffbereit. Blöd ist aber das die Notiz-Mails in einem Label leider nicht mehr veränderbar sind (oder übersehe ich da etwas?). D.H. will ich z.B. unterwegs einer Notiz eine Ergänzung zufügen geht das nicht. Ich müßte die Notiz-Mail quasi per Antworten oder Weiterleiten verändert erneut an mich selbst schicken. Dann habe ich jedoch 2 mails im gleichen Label als Konversation gespeichert. Einmal die ursprüngliche Notiz und zusätzlich die veränderte. Da könnte ich jetzt die erste löschen. Das ist aber doch etwas aufwendig finde ich.

    Beim Speichern in den Entwürfen ist die Bearbeitung zwar jederzeit möglich, aber hier kann man leider keine “Unterlabels” erstellen. Das macht es dann wieder unübersichtlich.

    Viel einfacher finde ich können die Google-Docs verwendet werden. Hier kann ich beliebige Texte schreiben, formatieren, wieder bearbeiten. Hab ich auch überall dabei und ist mit Ordnern problemlos übersichtlich zu speichern!

  • http://www.computer-complete.de Jürgen

    Nachtrag:
    Über das LAB “Dokument erstellen” kann man bequem aus einer Mail bzw. einer ganzen Konversation ein Google-Doc erstellen und so aus einer Mail z.B. eine dauerhaft als Doc gespeicherte Notiz machen.

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