Mein Todoist-Workflow: Wie und warum ich Aufgaben mit Todoist verwalte

Um meine vielen Aufgaben anständig verwalten zu können, benötige ich ein entsprechendes Tool, denn mein Gedächtnis gleicht einem Sieb. Seit über einem Jahr nutze ich dafür nun . Zeit, um einige Worte darüber zu verlieren, wie ich mich in organisiere, warum ich den Dienst nutze und was es an wichtigen Dingen zu beachten gilt.

Warum Todoist?

Im Bereich der Consumer-gerichteten Aufgabenverwaltungen ist Todoist meiner Meinung nach die beste Wahl, obwohl Konkurrenten, wie z.B. Wunderlist, im letzten Jahr teilweise aufgeholt haben. Trotzdem bietet Todoist noch immer das beste Gesamtpaket aus Funktionalität, simpler Bedienung und moderner Optik. Das komplette Design ist darauf gerichtet, in den Hintergrund zu treten, um den Fokus auf die eigentlichen Inhalte, nämlich die Aufgaben, zu legen und das ist bei Alternativen, wie eben Wunderlist oder auch Producteev, noch immer nicht durchgehend und in einer kohärenten Art und Weise der Fall.

Dazu bietet Todoist so ziemlich alle Funktionen, die man heutzutage von einer modernen Aufgabenverwaltung erwartet: Projekte, Unteraufgaben, Notizen, Kollaboration mit mehreren Mitarbeitern, Erinnerungen, Fälligkeitsdaten, Tags bzw. „Etiketten“ und Prioritäten sind die interessanten Features, wobei ich die Kollaborationsfunktionen aktuell nicht nutze und daher auch nichts weiter zu diesem Aspekt sagen werde – es ist derzeit eben nicht Teil meines Workflows.

Wie gesagt: Todoist bietet meiner Meinung nach die beste Grundlage für eine saubere, organisierte und zum Ziel führende Aufgabenverwaltung, die zudem noch auf beinahe allen populären mobilen Plattformen genutzt werden kann (Windows Phone und Windows 8 sind hier leider die Ausnahmen). Des Weiteren stehen Plugins für diverse Browser und E-Mail-Anwendungen, wie Gmail und Outlook, zur Verfügung, durch die Todoist allgegenwärtig ist und immer genutzt werden kann.

Disziplin muss sein

Alle genannten Funktionen bietet Todoist nicht ohne Grund. Sie sind da, um genutzt zu werden. Daher gilt folgender Grundsatz: Nutzt möglichst viele der Funktionen, denn es gibt sie, wie gesagt, nicht umsonst. Sicherlich könnte man meinen, dass dieser Hinweis überflüssig ist, allerdings kenne ich sehr viele -User, die lediglich grundlegende Listen ohne Prioritäten und derlei Dinge anlegen, nur um sich anschließend darüber zu wundern, warum sie nicht mehr in ihren riesigen Listen klar kommen.

Gegebene Funktionen nicht zu nutzen schadet im Endeffekt der Übersichtlichkeit, bei größeren ToDo-Listen verliert man früher oder später den Überblick. Dann hemmt die Aufgabenverwaltung den Arbeitsfluss, die Blockade ist vorprogrammiert. Übersichtliches und striktes Haushalten ist also Pflicht – selbst das beste ToDo-Tool ist ohne Disziplin nutzlos und auch Todoist stellt keine Ausnahme dar.


Meine Projekte

Ich für meinen Teil will, dass meine Aufgabenverwaltung meinen kompletten Alltag umfasst – morgens bis abends mit allen Tätigkeiten und Pflichten, die anstehen. Das wiederum heißt also, dass zum einen eine ganze Menge Input in Todoist hineinfließt und dieser zum anderen gut organisiert werden will.

Die grundsätzliche Hierarchie stellen natürlich die Projekte mitsamt den Unterprojekten an. In erster Ebene ziele ich darauf ab, eine möglichst eindeutige Trennung zu schaffen, weswegen ich hier zwischen „Blogs“, „Privates“ und „Arbeit“ (also meinem Hauptberuf) sowie „Medien“ (hierzu weiter unten mehr) unterscheide. Darunter kann es dann ruhig spezieller werden, sodass ich unter dem „Blog“-Projekt alle Blogs, bei denen ich irgendwie beteiligt bin, aufliste. Unter „Privates“ befindet sich zum einen meine Einkaufsliste, zum anderen meine Finanzplanung für geplante Anschaffungen. Im Projekt „Arbeit“ wiederum befindet sich lediglich das Unterprojekt „IT-Grundschutz“, da ich mich mit diesem derzeit hauptsächlich beschäftige, was zu entsprechend vielen Aufgaben in jenem Bereich führt, was wiederum ein Unterprojekt für mich rechtfertigt.

Im Prinzip zielt diese Ordnung also darauf ab, Projekte dort zu schaffen, wo überdurchschnittlich viele Aufgaben anstehen. Für kleinere Dinge, bei denen nur wenige Aufgaben zusammenkommen, erstelle ich also kein eigenes Unterprojekt; hier reicht es aus, das Ganze ins übergeordnete Projekt zu kategorisieren. Natürlich ist das alles dadurch auch flexibel erweiterbar, da der Fokus bei den Projekten auf der schlichten Aufgabenmenge liegt, statt auf anderen Faktoren. Merke ich also, dass in einem gewissen Zeitraum besonders viele Aufgaben im Job für einen Server-Umzug anfallen, spendiere ich dem ein eigenes Projekt, um die Übersicht und Ordnung zu wahren.

Etiketten und Filter

Ein weiteres Tool zur besseren Ordnung und Sichtbarkeit der Aufgaben sind die Etiketten, welche im Grunde Schlagwörter/Tags darstellen. Jede Aufgabe kann dabei mehrere solcher Etiketten erhalten, indem diese bei der Aufgabenstellung einfach per @Etikette hinzugeschrieben werden. So ist es mir z.B. möglich, Ideen für Blogbeiträge projektübergreifend und an einem zentralen Punkt einzusehen. Ebenso kann ich Coding-Aufgaben und WordPress-bezogenes zentral verwalten und sehen, wo was anliegt.

Mit diesen Etiketten versuche ich ebenfalls sehr sparsam umzugehen, um nicht in einem riesigen Wust an Etiketten zu enden, in dem ich mich nicht mehr in Sekundenschnelle orientieren kann. Auch hier gilt wieder: Aufgabentypen, die oft besonders oft vorkommen, werden einer entsprechenden Etikette zugeordnet – nicht mehr, nicht weniger.

Neben den Etiketten gibt es zur feineren Filterung auch noch jene Filter-Funktion. Todoist bietet hier per Default bereits einige mehr oder minder nützliche Optionen an, allerdings lassen sich nach Belieben über Variablen weitere erstellen. Hier habe ich, wie ich zu meiner Schande gestehen muss, noch nicht allzu viele solche Filter festgelegt – bisher sogar lediglich nur einen, um genau zu sein. Dieser zeigt mir die Aufgaben für den heutigen und morgen Tag an, was mir in meiner Art, Aufgaben zu terminieren, sehr entgegenkommt (mehr dazu weiter unten). Zu den möglichen Variablen stellt Todoist übrigens eine entsprechende Hilfeseite sowie ein Video zur Verfügung.

Prioritäten, Erinnerungen und Fälligkeiten

Neben Hierarchie und Organisation ist es natürlich ebenso wichtig, auch die Art, wie man Aufgaben erstellt, zu vereinheitlichen und hierfür mit einem stringenten System zu fahren. Also muss ich mir als User über folgende Dinge klar sein: Ich muss sofort wissen, wie wichtig welche Aufgabe ist. Ich muss wissen, bis wann eine Aufgabe eventuell erledigt sein muss. Ich habe die Möglichkeit, mir selbst Ultimaten zu setzen und ich kann meine Mobilgeräte nutzen, um selbst unterwegs keine Aufgabe zu vergessen.

All diese Aspekte deckt Todoist mit entsprechenden Funktionalitäten ab. Die wichtigste Grundlage für meine Aufgabenlisten sind die Prioritäten. Hier muss ich streng sein und hart priorisieren, da ich am Tag nicht viel freie Zeit habe – dementsprechend bekommt auch jede Aufgabe ein Prioritätsniveau zugeordnet. Dazu lasse ich die Aufgabenlisten immer nach der Priorität sortieren. Die wichtigsten Aufgaben werden dadurch am Anfang der Liste gezeigt (leider werden die Anordnungsvorgaben nie dauerhaft gespeichert) und so habe ich einen schnellen Überblick über alles Wichtige. Gerade das ist zur schnellen Navigation und Übersicht sehr nützlich für mich.

Ebenfalls möglichst intensiv nutze ich die Möglichkeit, Ultimaten festzulegen. Hierzu gehe ich am Ende eines Tages durch meine Projekte durch und plane meine Aufgaben für die nächsten beiden Tage ein. Die Planung des zweiten Tages korrigiere ich dann am nächsten Abend, sofern dies nötig ist. Ich möchte aber auf jeden Fall bereits eine grobe Übersicht darüber haben, was am übernächsten Tag auf mich wartet, um mich gegebenenfalls darauf einstellen zu können, sodass ich entsprechend vorbereitet bin.

Fälligkeitsdaten geben mir darüber hinaus auch die Möglichkeit, die Heute-Ansicht von Todoist zu nutzen. Hier habe ich einen zentralen Überblick über alle Aufgaben, die am heutigen Tag erledigt werden wollen. Wer mehrere Projekte erstellt und Aufgaben darin ablegt, verliert irgendwann zwangsweise die Übersicht darüber, wann was fertig zu sein hat, wenn man in jedes Projekt einzeln hineinblickt. Das ist ineffizient und kostet im Endeffekt wertvolle Zeit, daher ist die Heute-Ansicht Gold wert.

Aufgaben, die mit einem Fälligkeitsdatum versehen sind, werden mir darüber hinaus jeden Morgen in einer Benachrichtigung gesammelt angezeigt. Dadurch habe ich spätestens bei der morgendlichen Bahnfahrt zur Arbeit einen Blick darauf, was fällig ist und erledigt werden möchte. Aufgaben „verpassen“ ist bei mir also nicht drin, da ich ja ständig auf mein Smartphone schaue.

Wiederholungen, relative Ausdrücke und Tastaturkürzel

Aufgaben können auch als wiederkehrende Aufgaben definiert werden, wenn sie in einem regelmäßigen Abstand anfallen. Mein momentanes Soll an täglichen Blogbeiträgen liegt z.B. bei vier Beiträgen pro Tag – für jeden Beitrag habe ich eine Aufgabe erstellt, die täglich von neuem anfällt. So kann man auch wiederkehrende Dinge aus dem Alltag in Todoist integrieren und von dieser Komfortfunktion sollte man dringend und möglichst weitgehend Gebrauch machen.

Beim Erstellen einer Aufgabe bietet Todoist die Möglichkeit, reguläre Ausdrücke zum Festlegen von Ultimaten zu nutzen. Im entsprechenden Eingabefeld können beispielsweise “heute”, “täglich um 18 uhr”, “wöchentlich” und so weiter eingegebenen werden, was die App entsprechend als Ultimatum umsetzt. Welche Ausdrücke Todoist hierfür unterstützt, wird auf der entsprechenden FAQ-Seite aufgelistet.

Ebenfalls nützlich ist das Erlernen von Tastaturkürzeln. So kann man per Cmd+Pfeiltaste (bzw. Strg+Pfeiltaste) Aufgaben in den Listen einrücken und so bequem Unteraufgaben generieren. Über „!!x“ kann im Eingabefeld die Priorität festgelegt werden, indem statt dem „x“ die Prioritätsstufe 1-4 eingesetzt wird. Auch gefettete und kursive Texte können so erstellt werden, sofern einem das bei der Orientierung in der Übersicht hilft. Eine komplette Übersicht über alle Tastaturkürzel gibt es natürlich bei Todoist.

Todoist und IFTTT

Todoist Workflow 11

Vor nicht allzu langer Zeit stellten die Todoist-Entwickler auch einen offiziellen Todoist-Channel bei IFTTT vor. „If THIS then THAT“ ist der grundlegende Gedanke hinter dem Automationsdienst und das, was IFTTT alles ermöglicht, ist Gold wert. Dass Todoist hier ebenfalls Möglichkeiten zur Automation gibt, ist großartig und etwas, das man auf jeden Fall nutzen sollte, um sich ein ganzes Stück Arbeit zu sparen.

So habe ich beispielsweise ein Rezept für Gmail erstellt: Favorisiere ich dort eine E-Mail, wird in meiner Todoist-Inbox automatisch eine Aufgabe erstellt, die mich daran erinnert, die jeweilige E-Mail zu bearbeiten. Von der Inbox heraus weise ich die E-Mail-Aufgaben dann noch dem passenden Projekt zu und vergebe die Etikette @E-Mail, um projektübergreifend alle E-Mail-bezogenen Aufgaben an einem zentralen Ort einsehen zu können.

Ähnliche Rezepte habe ich auch für Pocket und YouTube eingerichtet: Jedes Mal, wenn ich also einen Artikel zu Pocket hinzufüge, wird in meinem Projekt „Pocket-Leseliste“ eine entsprechende Aufgabe hinzugefügt und genauso funktioniert es mit YouTube, denn wenn ich dort ein Video in die „Watch later“-Playlist aufnehme, wird eine dazugehörige Aufgabe im Projekt „YouTube-Watchlist“ generiert.

Die letzten beiden Optionen nutze ich schlichtweg, um mich selbst daran zu erinnern, die gespeicherten Medien auch tatsächlich zu lesen bzw. zu schauen. Vor allem bei den Pocket-Aufgaben hantiere ich also gerne mit den Prioritäten und Fälligkeitsdaten, damit die Anzahl gespeicherter Inhalte nicht mehr endlos ansteigt, ohne regelmäßig abgearbeitet zu werden.

Ein kleiner Bonus bei IFTTT ist ein weiteres Rezept, das mir jedes Mal eine Todoist-Aufgabe in „Medien“ erstellt, wenn es neue IFTTT-Funktionen oder -Channels gibt, sodass ich die Implementation dieser nicht übersehe und einfach informiert darüber bleibe, was auf dieser Plattform alles möglich ist – das ist natürlich kein Must-have, allerdings trotzdem allemal eine nette Dreingabe.

Gamification und Motivation: Karma-Punkte

Todoist bietet mit dem Karma-System bereits seit längerem ein Punktesystem, welches das Anlegen von Aufgaben, die Nutzung erweiterter Funktion sowie das Erledigen der angelegten Aufgaben mit Punkten belohnt, was wiederum dazu führt, dass man nach und nach im einem Level-System aufsteigt. Im Prinzip beabsichtigen die Entwickler damit also, den User spielerisch an die heranzuführen.

Generell war ich nie der größte Anhänger dieser Gamification-Faktoren, die in immer mehr Apps und Diensten Einzug halten. Aus diesem Grund hatte ich das Karma-System auch die meiste Zeit nicht nur ignoriert, sondern komplett deaktiviert. Nachdem ich jedoch das Workflow-Video von Taylor Martin sah, probierte ich das Punktesystem aus und seitdem kann ich sagen: Es funktioniert!

Meine größten Probleme in Todoist waren stets, dass ich kein richtiges, kohärentes System aufgebaut hatte und die mir zur Verfügung stehenden Funktionen nie richtig nutzte; vor allem aber, dass ich Aufgaben oft gar nicht erst eingetragen habe, da ich im Endeffekt zu faul dafür war, mein komplettes ToDo-Leben detailliert abzubilden.

Durch die Karma-Punkte jedoch habe ich endlich einen Anreiz, der mich dazu brachte, mir oben beschriebenes System zurechtzulegen. Des Weiteren trage ich seitdem kleinlich jede noch so kleine Aufgabe in meine Listen ein, um auch dafür die Punkte einzusammeln. Es klingt nahezu lächerlich, aber das Punktesystem hat es bei mir wirklich ausgemacht und mir den letzten Tritt gegeben, den ich noch brauchte.

Seitdem ich auf meine Karma-Punkte achte, erledige ich auch viel mehr Aufgaben, denn wie gesagt: Ich bin auf der Jagd nach Punkten – ich will zum Karma-Großmeister werden. Also werden Aufgaben strikt terminiert, priorisiert und kategorisiert, um meinen Alltag möglichst effizient auszunutzen und das funktioniert großartig bei mir.

Ein paar Worte zu Todoist-Premium

Todoist Workflow 08

Todoist lässt sich in zwei Stufen nutzen: Zum einen wäre da Todoist Free und zum anderen Todoist Premium. Ersteres ist, der Name sagt es bereits, komplett kostenlos nutzbar, während das Premium-Upgrade mit 23 Euro pro Jahr zu Buche schlägt. Das wiederum ist extrem günstig, wenn man bedenkt, dass man somit weit unter einem Euro pro Tag bezahlt. Ich für meinen Teil bin seit etwas über einem Jahr Premium-Nutzer und könnte zufriedener nicht sein, denn auch die zusätzlichen Funktionen können sich definitiv sehen lassen.

Aus den vielen Vorzügen der Premium-Version stechen für mich vor allem einige Dinge heraus: Beispielsweise wären da die Suchfunktion sowie farbcodierte Etiketten, die vor allem bei vielen Aufgaben wirklich nützlich sein können. Automatische Backups und die Kalender-Synchronisation sowie standortbasierte Erinnerungen sind ebenfalls sehr nette Vorzüge. Wirklich essentiell sind für mich aber Reminder, Notizen und Dateiuploads.

Todoist lässt sich bereits in der kostenlosen Stufe sehr gut benutzen, allerdings ist die schiere Anzahl an Features, die man für geringes Geld bekommt, ein großer Vorzug, der Todoist um einiges bereichert und Workflows essentiell erweitern kann, weswegen ich jedem Todoist-User empfehle, direkt das Upgrade auf die Premium-Version durchzuführen.


Fazit: Umfassend, einfach, effizient

Insgesamt ist Todoist für mich das beste, umfassendste und vergleichsweise am einfachsten zu nutzende Tool, um meine Aufgaben festzuhalten, zu planen und diese abzuarbeiten. Vor allem der Gamification-Faktor in Form der Karma-Punkte trägt nicht unwesentlich dazu bei, dass ich so organisiert und produktiv arbeite, wie nie zuvor.

Aber nicht nur der Dienst als solches ist hervorragend – auch die Verfügbarkeit auf beinahe allen Plattformen und in mehreren Diensten ist hervorragend. Aufgaben mobil, im Browser und per Desktop-App einsehen? Alles kein Problem! Aufgaben aus E-Mails heraus generieren? Ebenfalls so einfach und effektiv, wie nirgendwo sonst! Einzig und allein das Fehlen von offiziellen Clients für Windows Phone und einer Modern-App für Windows 8 nervt mich noch – hier wiederum zeigen andere Anbieter, wie Wunderlist, dass auch diese beim Thema „Multiplattform“ etwas mitzureden haben.

Auch Todoist Premium ist mit 23 Euro im Jahr unglaublich günstig und bietet teilweise sehr nützliche und wertvolle Features, die für meinen persönlichen Workflow inzwischen auch unabdingbar sind. Umgerechnet kostet die Premium-Stufe weit weniger als einen Euro pro Tag – das, was man dafür bekommt, ist also beinahe geschenkt. Ich für meinen Teil bin nun in meinem zweiten Jahr als Premium-Nutzer und habe das Upgrade bisher kein Stück bereit – viel mehr ist das genaue Gegenteil der Fall.

Insgesamt bin ich also sehr zufrieden mit Todoist und kann den Dienst jedem empfehlen, der auf der Suche nach einer potenten und modernen Aufgabenverwaltung ist, die einem ausreichende Möglichkeit für eigene Workflows gibt und dazu auch noch optisch mehr als ansprechend ist. Probiert Todoist einfach über einige Tage hinweg etwas exzessiver aus und ihr werdet garantiert sehen, wie gut die einzelnen Features zusammenarbeiten!

Todoist: To-Do | Aufgabenliste
Entwickler: Doist
Preis: Kostenlos+
Todoist: Aufgabenliste | To-Do List
Entwickler: Doist
Preis: Kostenlos+
Todoist: Aufgabenliste | To-Do List
Entwickler: Doist
Preis: Kostenlos+
Todoist for Gmail
Entwickler: todoist.com
Preis: Kostenlos
  • http://www.voondo.de/ DanielBoe

    Perfekt, damit werde ich nun einmal deinen Workflow übernehmen und an meine Bedürfnisse anpassen. Endlich mal jemand der Einblicke in seine Arbeit mit ToDoIst gibt. Direkt auch ein paar Regeln bei IFTTT eingepflegt…

  • P133MHz

    Naja, zu der Rechnung im Premium-Absatz, dass Todoist weniger als einen Cent pro Tag kostet:
    23,00 € : 365 Tage: 0,063013698630137 €, gerundet: 0,06 €.
    Dennoch: auch ich nutze Todoist Premium seit über einem Jahr und könnte ohne nicht mehr leben/arbeiten.
    Danke übrigens für diese ausführliche Darstellung!

    • http://about.me/charles.engelken Charles Engelken

      Ich glaube, ich wollte eigentlich auf irgendwas “unter einen Euro pro Tag” oder so hinaus. Hab diesen Absatz mal mitten in der Nacht im Zug geschrieben, da war ich wohl nicht ganz klar im Kopf. Hab es korrigiert. :D

      • P133MHz

        Sry, so eng habe ich das nicht gesehen…

        • http://about.me/charles.engelken Charles Engelken

          So eng hab ich das auch nicht aufgenommen, siehe meinen Smiley. ;)

      • Marco

        Also im Beitrag steht immer noch “dass man somit weit unter einem Euro pro Tag bezahlt” ;-) Stimmt zwar, aber 6 Cent wäre sinnvoller

  • Antares

    Hab mir Todoist gestern selber mal angesehen, weil ich sowas gut gebrauchen kann aktuell. Gibt ja sogar ne native Version für Windows, was ich bisher auch nicht wusste.

    Fazit: Der Dienst macht echt was her, ist für mich als Nutzer von Windows Phone aber nur bedingt brauchbar, weil es bestenfalls dort Drittanbieter-Apps gibt wie Metroist. Wenn was über alle Devices gesynct werden soll, nutze ich eh OneNote, was in dem Punkt mein Favorit ist. Lokal auf der Windows-Plattform hab ich noch TaskCoach für Sachen, die nicht gesynct werden müssen. Ich werd Todoist aber definitiv im Auge behalten.

  • Marco

    Danke, sehr informativ, wie andere es so machen. Da kann man ein paar Teile übernehmen.

  • Julian Heck

    Klasse Beitrag! Danke für die Einblicke, die beim Start mit Todoist wirklich hilfreich sind.

  • http://www.michaelfuchs.de Michael Fuchs

    Hallo Charles,

    das ist ja wirklich eine tolle “GTD mit ToDoIst”-Übersicht! Vielen Dank!

    Versuche gerade, das Tool mit Evernote und Outlook in Einklang zu bringen…

    Eine Frage habe ich aber bitte zu Deinen Bildern (das ist leider im Text nicht erläutert): Wie hast Du die Uhrzeit vor die Aufgabe bekommen? (6. Bild von oben “Heute”)
    Vielen Dank für Deine Antwort im Voraus und weiterhin viel Erfolg!
    Beste Grüße
    vom Michael.

    • http://about.me/charles.engelken Charles Engelken

      Beim Erstellen/Bearbeiten einer Aufgabe einfach in das kleine, rechte Feld die entsprechende Uhrzeit eintragen. Funktioniert auch mit den Wiederholungen, die ich im Text erläutert habe. ;)

      • http://www.michaelfuchs.de Michael Fuchs

        Super. Danke für die schnelle Antwort!
        Ehrlich gesagt hatte ich mir “Wiederholungen” nicht angesehen. Daher habe ich es wohl übersehen… :-)
        Kann ich Wiederholungen denn als “erledigt” markieren, ohne, dass die ganze “Serie” verschwindet?
        Jedenfalls habe ich es jetzt gefunden – bei der (Android) App ist es sogar noch einfacher, weil er Zeiten vorschlägt. Hatte erst nur “1200 Uhr” eingetragen und dann verschwindet die Aufgabe – man muss sich also streng an die Vorgabe “12:00 Uhr” halten…

        • http://about.me/charles.engelken Charles Engelken

          Wenn Du zum Beispiel “jeden Montag 12:00″ als Zeit vorgibst und Du die Aufgabe heute als erledigt markierst, hast Du die Aufgabe direkt für nächste Woche Montag 12:00 Uhr in Deiner ToDo drin. Die Serie bleibt also vorhanden, so lange eine der erlaubten Variablen genutzt wird.

  • Karl Meter

    Ich poste hier rein, was ich als Feedback an Todoist vor einigen Monaten geschickt habe. Wenn ich das richtig sehe, hat sich daran bisher nichts geändert. Das ist eigentlich der einzige Grund für mich, warum ich mein Abo nicht verlängern werde:

    –snipp–

    Ich mag an eurem Dienst das schlichte Design und die Schnelligkeit, mit der man eine Aufgabe erstellen kann.

    Leider fährt diese Schnelligkeit mit Vollgas an die Wand, sobald ein Datum etwas mehr enthält als den morgigen Tag oder ein bestimmtes Datum. Ich finde, beim Erfassen von Datumsangaben und etwas komplexeren Zeitangaben versagt ToDoist auf ganzer Linie.

    Das völlige Fehlen eines Date Pickers wird angeblich damit begründet, dass nun eine natürliche Eingabe von Sprache das Erstellen von Terminen vereinfachen soll. Diese „natürliche“ Sprache habe ich also nun ausprobiert:

    Aufgaben

    Ich hätte nie gedacht, dass ich in die Hilfe sehen muss, um ein Datum einzugeben.

    übermorgen – funktioniert nicht
    alle vier wochen start 4.6 – funktioniert nicht
    start 4.6 alle vier wochen – funktioniert nicht
    beginn 4.6 alle vier wochen – funktioniert nicht
    beginn 4.6 jede vier wochen – funktioniert nicht

    jede vier wochen ab 4.6 – funktioniert
    alle vier wochen ab 4.6 – funktioniert
    alle vier wochen – funktioniert
    alle vier wochen beginn 4.6 – funktioniert
    jede vier wochen beginn 4.6 – funktioniert

    Erinnerungen

    Im Dialog zu Erstellung einer Erinnerung ist kein Date Picker vorhanden, was dazu führt, dass man sich bereits vorher (in einer Kalender-App) das genaue Datum heraussuchen muss. Habe ich einen Termin am 12.10 und will mich drei Tage vorher erinnern lassen, würde mir ein Date Picker sehr helfen.

    Aber wir haben ja die natürlich Spracheingabe, also gebe ich ein „drei Tage vorher“. Es müsste dann also der 09.10 dabei herauskommen. Falsch, das Ergebnis ist „27 Mai 2016 09:00“.

    jede vier wochen beginn 4.6 16 uhr – ergibt „jeden 4 wochen um 9:00“
    jede vier wochen beginn 4.6 16:00 – ergibt „jeden 4 wochen um 9:00“

    Wo habe ich denn da 9.00 Uhr als Zeitpunkt eingegeben? Abgesehen von der schlechten Übersetzung.

    Erstelle ich einen Termin am 11.10 und gebe als Erinnerung „fünf Wochen vorher“ ein, bekomme ich als Ergebnis „25 Apr 2016 09:00“

    Muss ich das verstehen?

    Worum es mir geht: man holt sich keinen Support ein, weil man ein Datum eingeben will. Niemals. Man darf sich als Anwender nicht auf die Suche nach einer Syntax machen und im Trial & Error hoffen, dass man für eine Aufgabe irgendwie das richtige Datum erwischt.

    Ich habe bereits nach wenigen Stunden vollkommen das Vertrauen in den Dienst verloren, weil ich mir nicht sicher bin, ob ToDoist mein Datum korrekt erkannt hat.

    All die Schnelligkeit der Eingabe einer Aufgabe wird beim Datum wieder gekillt. Ich verbringe im Endeffekt ein mehrfaches an Zeit damit, die korrekte Syntax zu erraten, weil ich nicht auf herkömmliche Art ein Datum eingeben darf. Ich lerne nicht eine Programmiersprache, ich will nur ein Datum eingeben.

    • Frank Arnold

      Ja.. das mit dem Datum und wiederkehrenden Tasks ist in der Tat ein Problem Wie man dies und jenes richtig schreibt erscheint auch öfter mal als Frage im Todoist Forum.
      Ich habe da auch schon etliche Zeit verbracht um eigentlich einfache Konstrukte irgendwie zum laufen zu bekommen weil die Syntax halt nicht trivial ist, sondern in der richtigen Reihenfolge mit den richtigen Schlüsselwörtern sein muss…

      Vielleicht auch ein Grund warum andere Todo Apps auf derartige Konstrukte verzichten. Man kann zwar Mittlerweile auch bei anderen per Text das Datum und die Uhrzeit setzen aber mehr eben nicht.

      Ich habe Todoist auch über ein Jahr in der Premium Version benutzt und bin sehr oft über diese Art der Eingabe gestolpert die ich sehr kontraproduktiv empfinde. Für mich ein Grund die Verlängerung des Abos zu überdenken.

  • Pingback: Todoist (Business) – die Aufgabenverwaltung für Teams im Test()

  • Evelina Yxz

    Hallo in die Runde,

    in meiner “Heute” Übersicht fehlt leider die nach Prio sortierte Übersicht und auch die entsprechende Einstellung dazu. Wie lässt sich das ändern?

    Bei der TodoIst Desktop Version für Win10 gibt es eine solche Einstellungsoption nicht einmal bei den einzelnen Projekten (Premium Version!) – ich muss dafür zu der online Version wechseln. Hat jemand einen Tipp für mich? Danke vielmals!